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公司账户健康系列：建议#2— 妥善保存交易记录
运营企业需要谨慎注意细节，尤其涉及公司账户资金往来时，更需谨慎处理每个细节。建立良好的交易记录管理，包括妥善保存收据、合约及送货单等证明文件，不但有助你掌握企业财务状况，也能加强公司专业合规的商誉，让合作伙伴更有信心。妥善记录每笔交易，既可减低信息被误解的可能性，企业也可避免不必要的风险，对维持长远财务健康至关重要。
保持完整记录 确保账目清晰
你需要时刻保持公司账户账目清晰及核实各项交易，清楚记录所有资金的进出，包括收款、转账及支账。妥善保存收据、合约、发票及货运提单等证明文件，有助提升财务记录的清晰度，更可向相关合作伙伴，例如银行、审计师及监管机构，证明你的业务运作合规可靠。
现实示例
情境一：记录不全
Brian 经营批发生意，经常收取大额现金支付。频繁及大量的现金存款，难免较容易被视为可疑交易，因此银行要求Brian提供销售记录等证明文件，以核实资金的来源与用途。由于 Brian 疏于整理销售合约及发票，无法及时提供相关证明，导致银行需展开进一步调查，日常账户交易因此受阻。
总结：企业如未能提供销售收据、客户合约或送货单等证明文件，便难以核实公司账户资金流的合法性。这或许会影响你的公司账户，银行可能需要暂停可疑交易，以待进一步查证。
情境二：合规问题
Betty 经营一家科技初创企业，每月需定期处理多笔客户支付。过去一年，她因事务繁忙，未有妥善保存发票及支付的详细记录。某日，Betty接到银行来电，查询一笔海外转账。Betty因记录杂乱无法及时提供所需证明，引起银行对其业务运作的合规性产生疑虑。
总结：详尽的交易记录与有系统的记录管理，有助证明业务收入与开支的合法性，确保企业合规并避免不必要的财务损失。此外，记录保存不善，也会为审计过程带来额外压力。
建立良好账户管理习惯的重要性
银行会持续监察公司账户活动，以防范诈骗、洗钱及其他非法行为。保存完整的交易证明文件，有助你迅速和准确地证实资金来源。妥善保存记录同时能简化财务管理，并确保其符合相关税务条例的要求1。
关键建议：每笔公司账户的交易应保存收据、合约、提单及其他证明文件
这些记录有助证明资金来源与用途，保障你的公司账户免受不必要风险。
建议#2 公司账户健康检查清单：
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正确做法：
避免事项：有条不紊地管理交易记录，有助巩固企业财务状况，并与银行建立稳健互信关系。此举同时也是维持公司账户健康及确保业务运作顺畅的重要一步。
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提示：
1. 根据《香港税务条例》规定，所有业务记录须由交易日期起保留为期最少七年，以便其应评税利润易于确定。
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