公司账户健康系列：建议#4—拒绝使用公司账户协助他人处理交易（“代收代付”）

你的公司账户只应用于处理公司的财务交易。使用公司账户代他人收取或支付款项（“代收代付”）有时看似方便或只是出于好意，却会让你的业务面对诈骗、金融犯罪及监管审查等重大风险。

企业负责人有时可能会出于好意，私下安排以公司账户替亲友、业务伙伴或其他第三方处理款项。然而，这种做法会影响公司财务记录，也容易引起参与诈骗或金融犯罪的嫌疑。为保障企业声誉，企业应确保公司账户只用于与业务运营相关的交易。

公司账户应仅用于处理与公司的产品、服务、合约责任或业务相关的交易，避免处理属于他人或与业务无关的资金或资产，包括拒绝代朋友或业务伙伴汇款、代他人收取款项，以及充当第三方的中间人。为他人处理收付款容易导致财务记录模糊不清，并可能引发银行或监管机构的疑问，引发调查，甚至会影响公司正常运营。

建立清晰的政策，并提高员工意识，让团队了解如何识别及防止公司账户的不当使用，有助于保障公司的财务合规与稳定运营。

情境一：善意帮忙反惹麻烦

Eric 经营一家电子产品贸易公司。他时不时通过公司账户帮妹妹支付服装供货商的款项。由于这些交易与其业务性质无关，银行某日暂停了公司账户的付款功能，并要求 Eric 提交相关业务文件，以证明该笔交易的正当性。Eric的帮忙只是出于好意，却令公司财务记录混乱，更引起洗黑钱的嫌疑。

总结：公司账户只应用于与公司业务相关的交易。如用作处理第三方款项或与业务无关的资金，可能导致始料不及的复杂问题，带来严重后果。

情境二：谨慎为上，账户更安全

Evelyn 在香港经营一家设计公司。某日，她的叔父希望通过 Evelyn 的公司账户汇款到英国，以支付其女儿的寄宿学校费用。Evelyn 婉拒，并解释公司账户仅用于业务交易，并建议叔父使用个人银行或持牌汇款机构处理。其后Evelyn 的银行对客户账户进行例行审查，由于她所有交易均与其业务性质一致，整个审查过程得以顺利完成。

总结：将公司账户专用于正当及业务相关的交易，有助保障企业与负责人的账户安全。清晰区分公司账户的资金与交易活动，可降低合规风险，维持业务稳定，更有助提升金融机构对你的信任。

建立良好账户管理习惯的重要性

避免使用公司账户处理非公司业务相关的交易，有助降低诈骗风险，并保持财务记录清晰透明。此举可防止账户被滥用，避免因违规而受到处分，或卷入不法活动。

建议#4 公司账户健康检查清单：

香港的营商环境瞬息万变，企业需要采取全方位风险管控。妥善管理公司账户，令企业更稳健，资金更安全，确保日常运作顺畅无阻。

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