公司戶口健康系列：建議#2— 妥善保存交易紀錄

你需要時刻保持公司戶口賬目清晰及核實各項交易，清楚紀錄所有資金的進出，包括收款、轉賬及支賬。妥善保存收據、合約、發票及貨運提單等證明文件，有助提升財務紀錄的清晰度，更可向相關合作夥伴，例如銀行、核數師及監管機構，證明你的業務運作合規可靠。

情境一：紀錄不全

Brian 經營批發生意，經常收取大額現金付款。頻繁且大量的現金存款，難免較容易會被視為可疑交易，因此銀行要求Brian提供銷售紀錄等證明文件，以核實資金的來源與用途。由於 Brian 疏於整理銷售合約及發票，無法及時提供相關證明，導致銀行需展開進一步調查，日常戶口交易因此受阻。

總結：企業如未能提供銷售收據、客戶合約或送貨單等證明文件，便難以核實公司戶口資金流的合法性。這或會影響你的公司戶口，銀行可能需要暫停可疑交易，以待進一步查證。

情境二：合規問題

Betty 經營一間科技初創企業，每月需定期處理多筆客戶付款。過去一年，她因事務繁忙，未有妥善保存發票及付款的詳細紀錄。某日，Betty接獲銀行來電，查詢一筆海外轉賬。Betty因紀錄雜亂無法及時提供所需證明，引起銀行對其業務運作的合規性產生疑慮。

總結：詳盡的交易紀錄與有系統的紀錄管理，有助證明業務收入與開支的合法性，確保企業合規並避免不必要的財務損失。此外，紀錄保存不善，亦會為審計過程帶來額外壓力。

建立良好戶口管理習慣的重要性

銀行會持續監察公司戶口活動，以防範詐騙、洗錢及其他非法行為。保存完整的交易證明文件，有助你迅速和準確地證實資金來源。妥善保存紀錄同時能簡化財務管理，並確保其符合相關稅務條例的要求¹。

這些紀錄有助證明資金來源與用途，保障你的公司戶口免受不必要風險。

建議#2 公司戶口健康檢查清單：

有條不紊地管理交易紀錄，有助鞏固企業財務狀況，並與銀行建立穩健互信關係。此舉同時也是維持公司戶口健康及確保業務運作順暢的重要一步。

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