公司戶口健康系列：建議#4—拒絕使用公司戶口協助他人處理交易（「代收代付」）

你的公司戶口只應用於處理公司的財務交易。使用公司戶口代他人收取或繳付款項（「代收代付」）有時看似方便或只是出於好意，卻或會令你的業務面對詐騙、金融犯罪及監管審查等重大風險。

企業負責人有時可能會出於好意，私下安排以公司戶口替親友、業務夥伴或其他第三方處理款項。然而，這種做法會影響公司財務紀錄，亦容易引起參與詐騙或金融犯罪的疑慮。為保障企業聲譽，企業應確保公司戶口只限於與業務營運相關的交易。

公司戶口應僅用於處理與公司的產品、服務、合約責任或業務相關的交易。避免處理屬於他人或與業務無關的資金或資產，包括拒絕代朋友或業務夥伴匯款、代他人收取款項，以及充當第三方的中間人。為他人處理收付款容易導致財務紀錄模糊不清，並可能引發銀行或監管機構的疑問，引發調查，甚或影響公司正常營運。

建立清晰的政策，並提高員工意識，讓團隊了解如何識別及防止公司戶口的不當使用，有助保障公司的財務合規與穩定營運。

情境一：善意幫忙反惹麻煩

Eric 經營一家電子產品貿易公司。他不時透過公司戶口幫妹妹支付服裝供應商的款項。由於這些交易與其業務性質無關，銀行某日暫停了公司戶口的付款功能，並要求 Eric 提交相關業務文件，以證明該筆交易的正當性。Eric的幫忙只是出於好意，卻令公司財務紀錄混亂，更引起洗黑錢的疑慮。

總結：公司戶口只應用於與公司業務相關的交易。如用作處理第三方款項或與業務無關的資金，可能引致始料不及的複雜問題，帶來嚴重後果。

情境二：審慎為上，戶口更安全

Evelyn 在香港經營一家設計公司。某日，她的叔父希望透過 Evelyn 的公司戶口匯款到英國，以支付其女兒的寄宿學校費用。Evelyn 婉拒，並解釋公司戶口僅用於業務交易，並建議叔父使用個人銀行或持牌匯款機構處理。其後Evelyn 的銀行對客戶戶口進行例行審查，由於她所有交易均與其業務性質一致，整個審查過程得以順利完成。

總結：將公司戶口專用於正當及業務相關的交易，有助保障企業與負責人。清晰區分公司戶口的資金與交易活動，可降低合規風險，維持業務穩定，更有助提升金融機構對你的信任。

建立良好戶口管理習慣的重要性

避免使用公司戶口處理非公司業務相關的交易，有助降低詐騙風險，並保持財務紀錄清晰透明。此舉可防止戶口被濫用，避免因違規而受到處分，或捲入不法活動。

建議#4 公司戶口健康檢查清單：

香港的商貿環境瞬息萬變，企業需要採取全方位風險管控。妥善管理公司戶口，令企業更穩健，資金更安全，確保日常運作順暢無阻。

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